fbpx
Pasang iklan

Bagaimana Memverifikasi 54 Ton Berkas Guru PNS Sulsel?

Gema – Diperkirakan sebanyak 15 ribu guru dalam lingkup wilayah Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan, saat ini sedang mengumpulkan berkas untuk kelengkapan data terbaru. Setiap guru, setidaknya menyusun berkas sebanyak 30 lembar, mulai dari SK CPNS, PNS, Kenaikan gaji berkala, mutasi, Karpeg, Askes, kartu keluarga, surat akta nikah, akta kelahiran, dan berkas lainnya.

Jika dihitung secara sepintas, dua rangkap dikali 30 lembar menjadi 60 lembar dikali 15 ribu, maka diperkirakan terdapat 900 ribu lembar berkas, akan diangkut ke kantor yang beralamat di Jalan Perintis Kemerdekaan Makassar.

Jika tumpukan lembaran sebanyak 1.800 rim itu dikali 60 gram, maka beberapa hari ke depan, kantor Dinas Pendidikan Sulsel akan disesaki dengan lembaran kertas seberat kurang lebih 54 juta gram atau 54 ton.  

Pertanyaannya, berkas sebanyak itu akan disimpan dimana? Berapa pegawai yang dibutuhkan untuk memverifikasinya? Berapa waktu yang dibutuhkan untuk meneliti lembaran-lembaran itu?

Sekadar perbandingan, seorang teman guru PNS, beberapa hari ini mengeluhkan ‘pemberkasan’ itu. Menurutnya, selama ia mengabdi, sekitar delapan tahun lalu, ia sama sekali tidak memiliki kecakapan menyusun berkas. Ia menyerah, “kalau berkas itu untuk kenaikan pangkat, biarlah saya tidak naik pangkat”, katanya.

Ini menunjukkan sistem kita belum terintegrasi. Berkas-berkas masih menumpuk di setiap kantor. Sebuah pemadangan yang tentu saja mengherankan, mengingat kini kita sudah menjejak era millennium. Sepertinya, guru-guru PNS masih perlu waktu lebih lama lagi untuk beradaptasi dengan revolusi 4.0, yang di dalamnya dibutuhkan inovasi dan kreativitas, bukan tumpukan berkas.  

Wajo sudah memulai

Akhir Juni 2018 lalu, saya bersama beberapa rekan berkunjung ke kantor BKDD (Badan Kepegawaian Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia) Kabupaten Wajo. Saya terkagum melihat terobosan manajemen kantor yang melayani data dan berkas-berkas pegawai itu, melalui aplikasi Sicakep. Menurut kepala kantor, aplikasi berbasis online itu melayani seluruh pegawai-pegawai, yang memungkinkan mereka tak perlu lagi ke tempat foto copy. Bahkan ada staf khusus dari kantornya, yang ditugaskan untuk menjemput dokumen yang dibutuhkan, lau dokumen tersebut discan dan dimasukkan ke dalam sistem.

Sistematis, Integritas, Cepat, Adaptif, Komitmen, Elaboratif dan Profesional, demikian akronim dari Sicakep. Aplikasi mobile yang memungkinkan pegawai mengurangi waktu untuk antri di tempat foto copy. Sistem ini, juga mengurangi interaksi dengan pegawai, yang bersifat non-teknis. Tak perlu lagi ada tumpukan berkas yang bisa mengundang stress.  

Para pegawai, tak perlu lagi menenteng berkas jika ingin naik pangkat, cuti atau izin studi, semua bisa tuntas hanya dengan mengakses Sicakep. Bahkan, untuk legalisir, cukup menelpon dan menyebutkan identitas. Tidak hanya itu, berkas pun diantar ke pegawai yang bersangkutan…!  Terdengar mustahil? Tidak…! sistem ini nyata dan sudah dipraktekkan BKDD Wajo.

Aplikasi Sicakep mampu mencitpakan efisiensi anggaran dan  mendukung efektivitas kerja, meski resikonya, mereka terpaksa memangkas pegawai. Mereka tidak memerlukan lagi pegawai yang kerjanya hanya untuk menumpuk berkas, menjilid, atau tukang foto copy. BKDD Wajo sepertinya sudah memahami, dunia yang berubah, harus direspon, agar tak hanya sibuk mengurus berkas setiap hari.

Belum terintegrasi

Mengapa pihak Dinas Pendidikan masih menggunakan cara konvensional untuk melakukan pendataan ulang guru-gurunya? Bukankah periode lalu, mereka sudah menerapkan E-Panrita, sebuah aplikasi yang disebut-sebut mampu menghadirkan terobosan baru dalam manajemen dan mengontrol kinerja guru di Sulsel?

Seorang teman yang juga guru di salah satu sekolah menengah, berujar, “untuk apa setiap dua tahun kita setor berkas? Padahal berkas-berkas yang sama sudah diserahkan di tahun-tahun sebelumnya?” “Lantas, bagaimana sistem pengarsipan kantor dinas itu? Mengapa mereka tidak mengecek berkas-berkas yang sudah disetor tahun sebelumnya?” ujarnya kecewa.

Kondisi ini bukan hanya menggambarkan lemahnya sistem pengarsipan dan tidak terintegrasinya sistem database kepegawaian, yang paling miris adalah, bagaiman mengalokasikan energy untuk mengelola lembaran-lembaran yang kelak akan menjadi sampah itu?   Padahal, akhir 2015 lalu, guru-guru dan pegawai PNS itu sudah mengisi kelengkapan data secara online lewat aplikasi ePUPNS buatan Badan Kepegawaian Negara (BKN). Nah, mengapa pihak Dinas Pendidikan tidak melakukan koordinasi ke BKN jika ingin memperoleh pemutakhiran data? Mengapa harus menghabiskan waktu dan keringat untuk menimbun berkas yang beratnya 45 ton itu?

Beri tanggapan

Baru ?, Buat akun


Masuk

Lupa password ? (tutup)

Sudah punya akun ?, Masuk


Daftar

(tutup)

Lupa Password

(tutup)